Корпоративний додаток дозволяє робити скріншоти та автоматично завантажувати їх на внутрішній сервер із cheitgroup доменним ім’ям.

Завантаження додатку

1. Windows: https://my.cheitgroup.com/storage/flameshot-windows.zip

2. macOS: https://my.cheitgroup.com/storage/flameshot-macos.zip

3. Linu: https://my.cheitgroup.com/storage/flameshot-linux.zip

Інструкція встановлення для Windows

Кроки встановлення:

1. Розархівуйте архів.

2. Запустіть flameshot.exe.
   Якщо з’явиться попередження Windows, потрібно підтвердити встановлення застосунку від невідомого видавця (Детальніше – Виконати).

   

3. Перейдіть на внутрішній ресурс https://my.cheitgroup.com/ та відкрийте свій Profile.

   

4. Натисніть Edit profile.

   

5. Згенеруйте новий API key. Скопіюйте ключ та натисніть Edit user.

   

6. У треї натисніть правою кнопкою на іконці Flameshot → Configuration.

   

7. У полі Timetracker Application Client ID вставте згенерований API key.

   1. За бажанням можна увімкнути Launch in background at startup.

   2. Або створити ярлик на робочому столі для запуску програми за потреби.

      

Інструкція встановлення для Linux

Кроки встановлення:

1. Завантажте файл:

wget https://my.cheitgroup.com/storage/flameshot-linux.zip

2. Розпакуйте архів за допомогою unzip:

unzip flameshot-linux.zip

3. Скопіюйте файл flameshot до системного каталогу.

sudo cp flameshot /usr/local/bin/

Якщо користувач не має прав sudo, то треба або:

• виконувати від імені root (через su -),

• або додати користувача в групу sudo:

su -

usermod -aG sudo your_user_name

exit

Потім перелогінитись.

4. Встановіть необхідні бібліотеки:

sudo apt-get update

sudo apt-get install -y \

    libqt6dbus6 libqt6widgets6 libqt6gui6 libqt6core6 \

    qt6-base-dev qt6-base-dev-tools \

    libxcb-xinerama0 libxcb-xinerama0-dev \

    libxcb-icccm4 libxcb-image0 libxcb-keysyms1 \

    libxcb-randr0 libxcb-render-util0 libxcb-shape0 libxcb-xfixes0

5. Запуск програми:

flameshot

Або у фоновому режимі (щоб не зупинилась після виходу з сесії):

nohup flameshot &

Іконка з’явиться у верхньому правому куті.

Далі налаштування API key такі самі, як у розділі Інструкція встановлення для Windows.

6. Налаштування гарячих клавіш

Також ви можете налаштувати власні гарячі клавіші для створення скріншоту.

Для цього відкрийте Configuration у Flameshot і перейдіть у розділ з налаштуванням клавіш (як показано нижче на скріншотах). Там ви зможете вибрати будь-яку зручну комбінацію.

Обов’язково в полі Command вказати /usr/local/bin/flameshot gui

Інструкція встановлення для macOS

Кроки встановлення:

1. Розархівуйте завантажений архів.

2. Перемістіть застосунок Flameshot у будь-яку зручну папку, де він буде зберігатися надалі, та запустіть його.

3. У вікні, що з’явиться після запуску, натисніть Готово.

   

4. Перейдіть у Системні параметри → Приватність і безпека.
   Біля повідомлення “Flameshot заблоковано з метою захисту вашого Mac” натисніть Все одно відкрити.

   

5. У модальному вікні ще раз підтвердьте дію кнопкою Все одно відкрити.

   

6. Підтвердьте дозвіл через Touch ID або введіть пароль.

7. У наступному вікні натисніть Дозволити.

   

8. Після підтвердження іконка Flameshot з’явиться у треї (панель macOS), і застосунок буде готовий до використання.

   

9. Якщо після запуску програма запропонує оновлення – натисніть Ignore.

Використання

• Створення скріншоту – PrtSc або Fn + PrtSc (залежно від клавіатури)

• Історія скріншотів – Shift + PrtSc або Fn + Shift + PrtSc

• Дашборд зі скрінами в розділі Widgets.
  Усі скріншоти будуть доступні у віджеті Your Screenshots: https://my.cheitgroup.com/widgets

Можливості:

• Копіювання посилань на зображення.
  Після створення та редагування скріншоту натисніть на іконку Upload, щоб зображення автоматично завантажилось на сервер.

  

• Фільтрація за датою.

• Перегляд у власному дашборді (Widgets – розділ Personal – Your Screenshots).

  

FAQ

• Якщо кнопка PrtSc не працює – вимкніть її стандартну дію в налаштуваннях Windows.

  

• Якщо потрібно налаштувати кнопки PrtSc під себе – скористайтесь інструкцією по створенню Config file flameshot.ini

Запит на отримання компенсації за відпрацьовані години надсилається на початку місяця за попередній, або після закінчення проекту.

Для отримання виплати за відпрацьовані години на проекті, затверджених з PMом, потрібно надіслати запит на пошту finance@cheitgroup.com, в копію додаємо PMа проекта, який повинен підтвердити цей запит.

Під час підтвердження оплати PM прикріпляє скіншот підтвердження, що ці години присутні у звіті, на основі якого буде готуватися рахунок.

Виплата відбуваєть протягом 7 днів після затвердження PMом на реквізити, вказані у листі.

Зробити знижку в квітні!

Project Setup

• The project MUST be created in Jira and registered in the internal system

• The following information MUST be provided by PM:

  • Client name and details

  • Billing type and invoicing frequency

  • Project budget and time estimate

  • Agreements on team members (rates, roles, allocations)

  • Report generation details (frequency: weekly/monthly; manual/auto)

  • Pre-payment (this field should be added)

Monthly Pre-Invoicing Check

• At the end of each month, PMO reviews all active projects to check for missing/incomplete project data

• PMs MUST ensure their projects are up to date and correct any missing information

• Tasks created based on client requests (CR) MUST have an estimate filled in

Report Flow

🗓️ 1st of the Month

• PM MUST review or create the Report for each project:

  • Mark billable, non-billable, and unused hours

  • Add comments if there’s any discrepancy between tracked and billable time

  • If the invoice won’t be issued this month, the report MUST still be created and moved to Postponed status

🛠️ Internal Approval

• When the report is ready, the PM MUST update its status from Draft → Internal Approval

• PMO reviews:

  • Alignment between spent and billable time

  • Comparison with budget and estimates

👥 Client Review

• After internal approval, PM sets the status to Client Review and sends the report to the client for approval

✅ Invoice Readiness

• Once the client approves the report, PM MUST change the status to Ready for Invoice

• The invoice can then be generated by the finance team based on the approved report

Post-Invoicing Payment Monitoring

• PM IS RESPONSIBLE for monitoring the payment status of their invoices.

• One week after issuing the invoice, PM MUST check whether it has been paid.

• If unpaid → PM MUST notify Alina.

• PM MUST check payment status at least once a week until the invoice is paid.

• No further work should be delivered live (e.g., no deployments or go-live changes) if there are overdue unpaid invoices.

🟢 Понеділок 15:00 – Team Sync & Workload

Фокус: Статуси проєктів, завантаженість ресурсів
Препідготовка: Заповнений ворклоад, оновлений Project Track, додані реквести

• Статус по плановому навантаженню на тиждень від кожного ПМа.

• Швидкий огляд завантаженості ресурсів.

• (За потреби) Розбір кейсів із ресурсами: визначаємо пріоритетність при накладках та шукаємо рішення, якщо незрозуміло, кого залучати.

• Огляд реквестів.

• Збір запитів на теми середа / п’ятниця.

• (За потреби) Parking Lot – теми, які потребують детальнішого обговорення з певними членами команди / ПМО.

🔄 Середа 12:00 – Status Sync + Knowledge Sharing

Фокус: Cтатуси проєктів, обмін досвідом, робочі кейси

• Cтатус – апдейт по цілях, критичних моментах.

• (За потреби) Parking Lot – теми, які потребують детальнішого обговорення з певними членами команди / ПМО.

1 раз на 2 тижні:

• 1-2 кейси від ПМів (проблемні або успішні) – брейншторм: як діяти, які варіанти вирішення, з чим можна допомогти.

• Мікроворкшопи – хтось ділиться корисним фреймворком, тулзом, шаблоном, висновками ретроспективи.

• Якщо кейсів немає – Q&A / дискусія навколо вибраної теми з канвасу.

🧠 П’ятниця 10:00 – Updates & Wins + Process Focus

Фокус: розвиток процесів, досягнення, покращення, планування наступного тижня

• Cтатус – апдейт по цілях, плани на наступний тиждень.

• (За потреби) Parking Lot – теми, які потребують детальнішого обговорення з певними членами команди / ПМО.

За потреби (~ раз на місяць) :

• Огляд змін / апдейтів по процесах, процедурах.

• Обговорення вибраних тем з менеджментом (технічні питання / процеси, акаунт питання, ітд).

🧭 Раз на квартал П’ятниця – Strategy & Goals Review

Фокус: цілі команди ПМ, прогрес, наступні кроки

• Рев’ю цілей року та кварталу (що зробили, де блокери).

• Аналіз якості процесів, ретро (що працювало / що покращити).

• Розподіл ініціатив по ПМам.

:handshake_tone1_tone2: Раз на місяць – 1-2-1

Фокус: індивідуальна комунікація, проблемні моменти, розвиток

• Складнощі / виклики на проєктах чи у процесах.

• Розбір кейсів – Допомога / консультація.

• Кар’єрні цілі / розвиток / фідбек.

• Q&A.

---

---

1. Set up Jira bot

Bot for Jira is set for the whole Slack workspace of CheIT, so this is going to be super simple.

1.1 Go to search bar, type Jira, and choose the app.

1.2 What you need to do, it is to simply log in.

1.3 After clicking the Log In button, you will be automatically redirected to Slack to give the bot necessary permissions to function properly. Just allow the bot do its job;)

1.4 Then you are redirected to Atlassian, to log in to Jira.

1.5 As soon as you logged in to your Atlassian account – you’re all set.

---

2. Configure Jira bot

When you go back to Slack, your chat with the bot will reflect all the tasks that you are assigned to, and the ones you are watching.

2.1 Click on Personal Notifications, to adjust notifications to your liking.

2.2 In the pop-up window chose the right Atlassian site – cheitgroup.atlassian.net

2.3 As for when – you can select options that are suitable for you, but the most suitable options not to be over flooded with notifications would be:

• You’re the assignee for the issue

• Someone mentions you

Don’t forget to hit ‘Submit’ in the end;)

---

When any settings are changed, you should get a notification in the Messages section of the chat.

---

Now, you can rest assured to be notified about everything important, you will get all the notifications in the Messages section later on.

---

In case you need to adjust any settings, you can do that in the Home tab, for reviewing notification or using bot’s commands use Messages tab.

---

All the project files should be stored in the shared drive for the PM team.

When a new project starts, the PM can copy the folders for the project from the designated template.

To ensure consistency and clarity in file organisation, use the following structure for storing project-related documents on Google Drive. The structure is divided into client-facing and internal team use folders.

---

Client Files

These folder is shared exclusively with the client, and contains 3 folder:

1. Legal Documents – used for agreements and SoWs, which are treated as appendices to contracts.

The folder should contain one document for each document type. Outdated or revised documents must be moved to the Archive folder within the folder.

2. Project Documents – used for timelines, estimates, and other project-related files.

The folder should contain lates version of every file. Outdated or revised versions must be moved to the Archive folder within the folder.

3. Client’s Content – used for files and resources provided by client.

---

Team files

These folders are for internal collaboration with the team and reporting.

1. Project Report – used for final project report or any ad-hoc reports related to the project.

This folder can be shared within the PMO team and with management.

2. Project Files – used for the files created or collaborated on by the project team.

Access is granted only to team members actively working on the project.

---

Files Naming

To make files in G-Drive more consistent and searchable, the files should be named in the following order:

Where,

• yyyymmdd – date when the given document was created;

• Client name – name of the client’s legal entity (as in invoices, or Jira);

• Project – name of the project;

• DocType – type of the document, e.g. Agreement/SoW/Timeline/Estimation, etc.;

• Version – if the document has different versions.

---

Initial set-up

At the start of the project, the PM should create an Incident Log file for the project using the designated template. The file should be stored in the project’s space in Confluence.

A critical incident is defined as one of the following situations:

• The website is down or unavailable.

• Key functionality is not working or working incorrectly (e.g., checkout process, login, user data access).

• Any bug or system behavior that blocks a large number of users or severely affects business operations.

• Security breaches or data leaks.

• Any situation explicitly marked by the client as urgent or business-critical.

Incident-handling algorithm

1. When a critical situation arises, the PM must tag the responsible developer, CTO (Oleh) and Account Manager (Alex / Sophia) in the internal Slack channel of the project.

2. The PM has to assign the task to the responsible developer and request an estimate for resolution time.

3. If no progress is made within 30 min – 1 hour, the PM must organize a call with the developer, CTO and Account Manager to collaboratively determine a solution.

Post-resolution steps

Once, the issue is resolved, the PM must:

1. Update project’s Incident Log file with the details of the incident.

2. Update the Projects Incident Log file, where the team keeps track of every incident.

3. Notify the PMO to add the incident to the agenda of the PM call for the current week.

4. Prepare a brief summary with the incident’s description, key takeaways and recommendation to prevent and/or handle similar incidents in the future.