Marketing Processes & Management

Робота з тасками

Всі задачі маркетинг-департаменту заводимо і менеджеримо на окремій Jira Marketing Board

Використовуємо методологію Kanban. В Jira для аналізу задач обираємо саме таку вкладку. Додатково використовуємо вкладку Calendar – для відслідковування прогресу по контенту, що має графік виходу.

Таски переходять по такому флоу статусів “Backlog → To do (Open) → In progress → In review → Done”. Кожен з Marketing CheMates може самостійно створювати собі задачі, має вчасно рухати їх по флоу та не закривати до апруву Marketing Team Lead.

Чек-ліст створення таски по маркетингу :
– Назва (коротка суть/запит)
– Тип issue “Task”, якщо не обирає автоматично
– Виконавець (Assignee)
– Опис (деталізація завдання, може містити прикріпленні файли з ТЗ, лінки, скріни, тощо, опис може бути відсутній для мінорних або регулярних і звичних на 100% задач)
– Дедлайни “Due date” (строк, на коли задача має опинитися в In review) та “Planned end“ (строк, на коли задача має опинитися в Done). Щоб таска відображалася в Calendar, можна проставити також Publication date.
– Priority: автоматично Medium, можна позначати також Low, High, Critical.
– Будь-яку таску кріпимо до відповідного тематиці Epic (материнська задача, наприклад Strategy, Clutch, SMM…). Нові епіки при необхідності заводить Marketing Team Lead.
– Таска може мати subtasks при необхідності розділити етапи чи ролі в рамках одного запиту.

Таски на дошці сортуються по замовченню саме по епікам, виделені кожен своїм кольором. За допомогою фільтрів, можна відсортувати по виконавцю, датам, статусу і тд.

Існують задачі, які в роботі постійно / регулярні і рутинні. Вони позначаються припискою [Ongoing] в назві таски, а також така задача завжди стоїть в In progress.

Мітинги

Існує 3 регулярні міти маркетинг-департаменту :
1. Marketing Catch-up (Пн, 12:00) – загальний weekly для всіх Marketing + Sales CheMates + CEO
2. Content / Marketing Catch-up (Cр + Пт, 11:30) – для проміжних обговорень Marketing CheMates
3. SEO Catch-up (Cр, 12:00) – weekly для SEO Spesialist + Сontent Manager

+ Щоквартальний міт-звіт для Marketing Team Lead та Co-founders по досягненням відділу за Qs.

Також, додатково є ситуативні коли для Marketing Team Lead + Marketing PM, Marketing PM + Website Team, Marketing Team Lead + LinkedIn Target Manager, тощо.

Планування, контроль та звітність по роботі

Перелік тасок формується на тиждень двома хвилями:
1. В Пт плануємо на наступний тиждень (заводимо таски в джиру та оновлюємо статуси того, що переходить на наступний тиждень з поточного: це норм практика, можуть бути об’ємні задачі, або зміни пріоритетів впродовж тижня)
2. В Пн після зустрічі з CEO фіналізуємо тиждень з урахуванням нових задач та оновлених пріоритетів.

Як вирішуємо що з обговореного залишається в Backlog, а що одразу беремо в To do :
– За замовченням пріоритет віддаємо вже відкритим задачам, не накопичуємо борг.
– Додатково вписуємо в умовний тижневий спринт задачі пов’язані з інфо-привідами, критичні, пов’язані з тех. моментами, швидкі і мінорні, та інші, для виконання яких прямо зараз є вільний ресурс.

Об’ємні / проектні задачі завжди ділимо на етапи і різні таски.

Деякі ідеї можемо не одразу формувати в задачі, навіть в Backlog, для цього маємо нотатку Ideas for Discussion в чаті Marketing в Slack. Беремо в роботу ідеї звідти тільки після:
– Ресерчу цього питання
– Обговорення цілей і доцільності
– Розуміння ресурсу на виконання

Як даємо естімейт та виставляємо дедлайн :
– На більшість задач не даємо детальний естімейт, тільки дедлайн – краще одразу займатися виконанням ніж зайвими процесами.
– Робимо предікшен на дедлайн з урахуванням: досвіду попередніх схожих робіт, швидкості виконавця та його навантаження, пріорітету.
– Завжди закладаємо ризики в будь який дедлайн, мінімум 20%.

Контроль за виконанням задач здійснює Marketing Team Lead на мітах, в Jira, звітах. Також проповідуємо самоконроль наших Marketing CheMates – кожен має свої мікро-звіти та KPI, які фіксує сам.

Маємо Щотижневий звіт в Slack та Щомісячні звіти по різним напрямам у документах. Детально про звітність з посиланнями на репорти на окремій сторінці Marketing Reports.

Також ведемо Backlog ідей у Slack (додаткова вкладка чату marketing), куди вносимо нові сирі ідеї щодо маркетинг-активностей, піару і тд у вигляді списку. Кожен Marketing CheMate може його доповнювати своїми думками, попередньо проговоривши на Marketing Catch-up колі. Ці ідеї не беруться в роботу терміново чи поза планом робіт, тільки по наявності вільного ресурсу і попередньому ресерчу – чи ідея варта реалізації. Ревью списку проводиться раз на місяць.

Зони відповідальності Marketing CheMates

Marketing team lead – Yulia

Marketing PM – Anna-Maria Radkevych

Content Manager – Yelyzaveta Mykhalchuk